La información que se presenta a continuación contiene los procesos planificación y modernización administrativa llevados a cabo en la Facultad Nacional de Salud Pública.

DESARROLLO DE LA CULTURA DE PLANEACIÓN 

Consolidar el proceso de planeación en las dependencias académicas y administrativas

Fortalecimiento de la Plataforma de Gestión

Se continúo con la elaboración de la Plataforma de Gestión, donde se logro un avance significativo con el análisis situacional: Oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades, lo cual fue discutido y aprobado por la comunidad universitaria de la Facultad Nacional de Salud Pública, posteriormente se bosquejaron lineamientos estratégicos como resultado de cruces de variables (OF Maxi- maxi, DO Mini- maxi, FA Maxi- Mini, DA Mini- mini), los cuales serían difundidas a los diferentes áreas académico- administrativas, con el fin de dar a conocer e implementar la adopción y cumplimiento de estos lineamientos. Queda pendiente determinar la operacionalización de las estrategias y difusión de políticas.

Funciones Asistencia de Planeación

Se definieron las funciones de la Asistencia de Planeación y se formalizó el comité de planeación mediante aprobación del consejo de Facultad, con el fin de establecer lineamientos, fijar políticas y orientar la planeación de la Facultad.

Plan Estratégico de Sistematización de procesos en la Facultad – PLESAP

Con la firma Cigoto, se contrató la formulación del Plan Estratégico de Sistematización de procesos en la Facultad – PLESAP, como una necesidad de la Institución para mejorar el sistema de información que apoya a la toma de decisiones y a dinamizar la planeación y la programación. En este proyecto participaron activamente varios profesores, especialmente los administradores académicos.La formulación y posterior implementación del Plan Estratégico de Sistematización de procesos en la Facultad – PLESAP, desarrollado con la empresa Cigoto, está sirviendo desarrollo armónico e integral de la Facultad, orientando la reorganización administrativa para lograr la reingeniería que se requiere y responder adecuadamente a los retos que el entorno nos está presentando Con el fin de garantizar la correcta implementación del proyecto, se vinculó durante el último trimestre, al talento humano de la Facultad para la Asistencia de Planeación a un Ingeniero de Sistemas de Tiempo Completo, coordinador de la formulación del proyecto Plesap, y a finales del último trimestre a dos Auxiliares de programación para el apoyo en dicha labor, esto con el fin de iniciar el desarrollo de la primera etapa del Plan Estratégico para la Sistematización de Procesos relacionado con la plataforma de hardware y de software.

Base de datos de contratos para el Talento Humano

Se continúo con la Sistematización y actualización de la base de datos de contratos para el Talento Humano, mejorando sustancialmente la recolección de la información mediante el fortalecimiento del procedimiento de contratación de las diferentes personas que requiere la Facultad, además esta permitiendo el control en la asignación de contratos. 

Base de datos de Planes de Trabajo

Se continuó con el proceso de sistematización de los planes de trabajo de los docentes, los cuales se encuentran disponibles en la Asistencia de Planeación, esto ha permitido agilizar y mejorar el proceso académico administrativo en la Facultad, al facilitar la consulta de responsabilidades y el conocimiento de su distribución por grupos de desarrollo y por departamento.

Software para asignación de aulas

Se continúa aplicando el software desarrollado para la asignación de aulas de los programas semestralmente, superando una de las dificultades grandes que antes se tenia y se ha notado la prontitud en con que se hacen los cambios y ajustes sin causar traumatismos. Adicionalmente se incorporó un software para realizar las reservas que se generan día a día, lo cual ha facilitado la puntualidad en la asignación de aulas. 

Base de datos de capacitaciones y comisiones

Se ha continuado actualizando la base de datos con las solicitudes aprobadas de capacitaciones y comisiones para empleados docentes y no docentes, generando informes trimestrales para la toma de decisiones.

Base de datos de hojas de vida de los profesores de cátedra

Se elaboró una nueva convocatoria para actualizar las hojas de vida de los docentes de cátedra en un formato único, diseñado por el comité de contratación académico docente de la Facultad, el cual se utilizará en la nueva base de datos ajustada para tal fin; donde se tendrá en cuenta la historia académica del docente para su calificación, lo cual permitirá hacer contrataciones con un personal mas calificado y cumplir con las exigencias para cada uno de los cursos en los que ser requiera.

Fortalecimiento del proceso de Inversión Institucional con base en proyectos 

Proyectos de Estampilla U de A 

Se ha continuando motivando y promocionando la cultura de presentación de proyectos para su financiación por la estampilla de la Universidad, como una oportunidad que tiene la Facultad de resolver ciertas necesidades. En este año se continuó implementando proyectos ya aprobados, tales como:

- Adquisición de equipos e instrumental para desarrollar el área de Salud y Ambiente en el Laboratorio de Salud Pública (E00384)

- Desarrollo de una Intranet para las programas de pre y posgrado (E00442). Para el concurso de nuevos proyectos a ser financiados con los dineros de la estampilla se presentaron los proyectos que aparecen el la tabla siguiente.

SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRAL 

Consolidación del Sistema de Información Integral en la universidad 

- El área académico administrativa de servicios generales, está utilizando el Sistema de presupuesto SIPE de la Universidad, con el fin de realizar consultas sobre viáticos, registrar solicitudes de pago, certificados de registro presupuestal y obtener informes.

- Se viene utilizando en la Facultad el Sistema SICOMER de la Universidad, para la realización de compras. 

Consolidación del Sistema de Información integral en la Facultad (Coordinador del proyecto Ingeniero JaderAlexis Castaño Rico)

- Se inició la ejecución del Plan Estratégico para la Sistematización de procesos de la Facultad – PLESAP, en lo relacionado con la plataforma de hardware (infraestructura informática y mantenimiento de sistemas), además de la estructuración del proceso de diseño y desarrollo de aplicaciones con el fin de garantizar la correcta ejecución de los sistemas de información contenidos en el PLESAP. también se logró la elaboración del primer modulo del sistema administrador de proyectos (SAP) y del sistema administrador de recursos y servicios (SAR/S), los cuales apoyan a los macroprocesos de administración y direccionamiento.

- Con el fin de avanzar en el diseño del software de sistematización de los procesos de información en la Facultad, se realizó un diagnóstico de los equipos de cómputo que existen, el cual permitirá tomar decisiones oportunas para reposiciones de algunas partes o todo el equipo y proyectar el crecimiento de infraestructura de Hardware.

- Debido a la deficiencias presentadas en la Página Web de la Facultad, se comisionó a un grupo de personas para la reestructuración de dicha página, logrando el mapa del sitio Web de la Facultad, de acuerdo con la concepción de los macroprocesos diseñados en el proyecto PLESAP, adicionalmente se realizó el diseño gráfico y se obtuvo de las diferentes áreas académico administrativas, la información suficiente para el montaje de los contenidos hipermediales, logrando una avance del 20%.

- Como parte de la estrategia de comunicación se contrató e instaló el tablero electrónico “Publik” para difundir y promover a la comunidad universitaria las actividades de docencia, investigación, extensión y administración que se desarrollan en la Facultad.

- Se continúa con la utilización de la Red Universitaria de Extensión REUNE donde se registran las actividades que se llevan a cabo en la Facultad, permitiendo la organización de los procesos de administración y gestión por proyectos.

- Con el fin de mantener informados a la comunidad universitaria, se modificó el envió de los boletines de decanatura a través de medio electrónico, generando un mayor volumen de estos y manteniendo constantemente informada a la Facultad.

- Aprovechando la conexión con el servidor Arhuacos, de la Universidad, mediante el Lotus Notes, se retransmitieron los mensajes de interés para todas las personas de la Facultad.

- Se efectuaron los trámites ante la Vicerrectoría Administrativa para la consecución de un sistema de beepers para los conductores, el mensajero y las personas encargadas de mantenimiento y audiovisuales.

MANTENIMIENTO FÍSICO 

Realización de obras de recuperación, mantenimiento, optimización y crecimiento de la planta física 

-Se estudio nuevamente el Plan de Desarrollo de Espacios físicos para la Facultad, analizando los planos actuales y las propuestas de agosto del 2002 y septiembre del 2003, presentadas por sostenimiento de la universidad de lo cual la Facultad, propone una tercera propuesta que integre ideas anteriores y actuales en busca de optimizar los recursos existentes y mejorar las condiciones de trabajo al personal de la Facultad.

-Se mantiene una permanente coordinación con la Administración de la Sede de Investigación universitaria (SIU), para la utilización de los auditorios, áreas de investigación, plazoleta central y áreas comunes.

-Debido a la modificación en la fachada de la Facultad, fue necesario contratar el diseño y elaboración de la valla, la cual se encuentra instalada.

-Se tramitó con el Departamento de Sostenimiento, el arreglo de los techos de la Facultad Nacional de Salud Pública, lo cual se efectuó.P Se contrataron y ubicaron avisos en auditorio y aulas de clase. 

Otras actividades de mantenimiento físico

A través del Área Académica de Desarrollo Tecnológico y Didáctico se realizó un informe técnico del estado actual de las aulas de la Facultad, con el cual se pretende hacer las mejoras necesarias con el fin de obtener en la facultad, espacios más adecuados para el desarrollo de las diferentes actividades.

MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA 

Estructuración y funcionamiento de la administración

- Como parte de la implantación de la calidad total en los procesos estratégicos de realización y apoyo, se diseñó un curso para el personal académico administrativo, con el fin de difundir la cultura del mejoramiento continuo y orientar sobre las mejores practicas respecto al control y autoría interna, además de determinar la forma de simplificar los procesos realizados en las diferentes áreas académico administrativos de la Facultad.

- Se comisionó a un grupo comisionó a un grupo de personas para determinar la creación de un centro o unidad de apoyo para la administración de los recursos y espacios físicos de la Facultad.  Otras actividades administrativas P Se continuó con la implantación del Plan de Manejo Ambiental de la Facultad, haciéndole algunos ajustesP Se renovó la póliza de accidentes personales y se continuó con el procedimiento para informar sobre las personas que utilizan el servicio de transporte, con el fin de que queden cubiertas por dicho seguro. 

Otras actividades administrativas

-Se continuó con la implantación del Plan de Manejo Ambiental de la Facultad, haciéndole algunos ajustes - Se renovó la póliza de accidentes personales y se continuó con el procedimiento para informar sobre las personas que utilizan el servicio de transporte, con el fin de que queden cubiertas por dicho seguro.